每月会议议程模板[2022年更新]

通过杰西卡·威斯哈特

每月会议议程模板[2022年更新]

作为我的角色,我要做的很多事情之一月度会议模板节奏系统公司与首伟德怎么点击买串席执行官Patrick Thean合作,协调并主持每月的管理团队会议。这个月会是我们领导团队成功的关键组成部分;它让我们大家团结一致,加强和提升我们的公司文化,吸引和重新关注我们的领导者,是我们每个月一起学习的好方法。

如果你已经有了季度计划,每周的会议和每天的聚会,你可能会想:“这次会议到底是为了什么?”或者“我们为什么需要?”另一个我们已经有这么多了,还要见面?”当然,如果只是一次会议,你就不应该每月召开一次领导团队会议,但如果你是有意的,并且有目的地计划这次会议,它将是你公司会议节奏中非常宝贵的组成部分,可以促进沟通、协调、问责、聚焦和发展。

每月会议的计划

在会议开始之前,明确关键角色将有助于确保会议顺利进行。我推荐以下角色:

  • 促进者-此人将开始讨论,确保会议按时举行,并让每个人都能跟上议程。通常,该人员将与组织者合作,提前确定议程,确保分发准备工作(如果需要),并将运行会议所需的任何幻灯片或视频放在一起。
  • 组织者-该人员负责确定会议日期和地点,并确保会议室配备了合适的用品或技术(如有必要,可张贴挂图纸和记号笔,安排虚拟会议,或订购午餐或零食)。该人员还可以在议程和幻灯片上与主持人合作,并与团队协调,确保每个人都做好了准备。
  • 记录员- 这个人在会议期间保持笔记。在会议期间捕获特定行动或世卫组织 - 在会议期间提出的人是关键,以便在交付成果和随时随地的可交付成果和决定之后。

您可能有不同的角色,这对您的团队很重要。如果您有一个虚拟会议,您还可以指派一个人观看虚拟团队“举手”,或提醒团队让虚拟团队参与讨论。

一旦你确定了每个关键角色的负责人,就该考虑会议的内容和结构了。通常情况下,你需要至少几个小时来开会,或者如果你正在做一些事情,你可能需要一整天领导力发展和团队一起训练。

虚拟会议提示:如何充分利用你的会议

以下是您可以根据团队需要修改的议程模板:

月会开幕

不要直接进入议程;为会议做好准备工作,这样你们就能确保在一起的时间是富有成效的。月度管理会议的目的是让团队团结一致,让他们成长为领导者。建立一个模型,让会议有一个开场,一个明确具体的议程,以及一个闭幕,这样经理们就可以把这些最佳实践带回他们的团队。

会议开幕应包括以下内容:

  1. 与公司战略和文化的联系。分享你的核心价值观、核心目标和BHAG. 询问那些生活在核心价值观中的人的例子,或者让团队成员提前提交故事并颁发奖项。让它对你的团队有意义,并利用这个机会与你公司的基本战略建立联系。
  2. 破冰船.您可以在这里创造乐趣,并且可以让您能够将其留给一轮简单的胜利/来自团队的好消息。你可以将这个与#1结合起来,让每个人分享一个短期核心价值观作为破冰船的故事。确保你为每个人提供了发言和参与会议的方式。
  3. 围绕会议目标保持一致。始终通过分享明确的目标来开始会议,这样每个人都知道他们为什么在这里以及他们希望实现什么。提前分享议程也是一个好主意,为当天的活动做好准备。

您可能还希望为员工认可留出一些时间。在每月团队会议的开幕式上,我们会花时间庆祝生日、工作周年纪念日和本月的顶级博客作者。

公司更新

月度会议模板

我们称之为“公司国情咨文”。这是CEO、总裁或创始人直接向领导发表讲话并分享公司重要动态的机会。我们的首席执行官希望我们所有的领导者都非常了解我们的业务和我们的财务状况,这样我们才能做出正确的决定,使我们的公司朝着正确的方向发展伟大的商业游戏并相信透明度)。我们花了很多时间在公司的更新上,包括我们目前的预算和财务状况KPI

如果这不是您的业务运营方式,您不必分享财务状况,但您应该分享贵公司的事态,以及您对本公司主要目标的进展。该管理部门和团队领导人在这次管理会议上并非全部在您的每周执行团队会议中,因此他们欣赏对执行团队一级的事情的聆讯更新。我们发现即使是一个小型首席执行官的谈话时间也可以在同一页面上获得领导团队中的每个人。

部门/团队更新

我知道你在想什么 - 状态更新吗?虽然我们不赞成每周地位更新会议,但是当您每月一次房间内拥有所有团队领导者时,您都有一个重要的沟通和对准的机会。参加你的时间月度管理会议听取每个团队的意见并提出问题将有助于打破那些意想不到的“竖井”。

你在计划过程中努力工作,以清晰地传达目标,并使团队之间保持一致——不要因为没有在整个季度投入时间继续沟通实现这些目标的进展情况而浪费这些努力。在本季度初保持一致只是对抗筒仓的一部分——你必须这样做停留在整个季度执行和调整时保持一致。你的月度管理会议是一个完美的场所。

虽然会议的状态更新部分很重要,但关键是通过设置一些限制来最大限度地利用这段时间,以确保会议的效率:

  1. 给每个演讲设定时间限制.我经常发现,如果我告诉别人他们有10分钟的时间更新状态,他们会准备30张幻灯片,如果我允许的话,他们会花半个小时。所以,设定一个明确的时间限制对每个演讲者负责。我使用了一个计时器,并把它放在屏幕上,这样主持人(和其他所有人)就可以看到时间在流逝。一旦警报响起,那支球队的时间就到了,即使他们35次只滑了5次。
  2. 为更新时间设置明确的日程安排。不要让每个团队负责人决定与其他管理团队共享哪些内容。请给出一些参数,以便每个团队能够传达正确的信息。例如,您可以要求每个团队负责人在10分钟内共享以下内容:
    1. 团队前1-3个KPI的当前状态
    2. 最近的团队成功
    3. 目前有什么障碍吗
  3. 让它互动。如果状态更新的目的是为了协调一致,请及时澄清问题。在销售团队负责人的10分钟结束后,再给团队其他成员5分钟时间提问。这样,如果一个团队提出了听起来“不合格”的问题或者,不要与其他团队领导的想法或期望发生冲突,你至少有时间让这些问题浮出水面,即使你当时无法将其付诸实践。同样,在5分钟内用计时器保持时间限制,并在会议结束后使用停车场捕捉需要深入讨论的项目。

为了使会议的这一部分保持新鲜,我已经开始轮换团队演示的顺序。这确保了人们在发言前都保持警觉,不会退场。如果出于某种原因,其中一次讨论的时间比计划的要长(有时甚至在计时的情况下也会发生),那么同样的团队也不会总是在时间上缺钱。

具体议程项目——专业发展或合作

每月管理团队会议的下一部分是具体的议程议题,这些议题可能每月都在变化。如果你有一个较长的会议时间,你可能可以处理几个主题,但对于一个持续几个小时的会议,你应该只选择一个。这是会议的一部分,你的经理要么参加一个专业发展学习会议,要么一起解决问题。

月会议程

如果你正在利用这段时间进行职业发展,这里有一些关键的见解,可以帮助你规划有成效的时间:

  1. 从目的开始。通过这次学习体验,您试图提高的业务成果是什么?明智地使用您的专业发展预算,确保您选择的主题将以积极的方式影响您的业务成果。
  2. 考虑引进专家。如果你有预算的话,这里有很棒的领导力发展计划专业主持人能帮你分担一些繁重的工作。
  3. 仔细设计体验。想想你有多少时间,谁在教室里,以及你的学习目标。不要试图把一个三小时的研讨会塞进一个半小时的时间里。不要计划每个人都必须参加的特定于销售的培训(除非目标是让公司的每个人都销售)。
  4. 计划反馈和跟进。只有在你有后续计划的情况下,你的领导才会综合和应用所学知识。这不能是一次性的学习活动;要使专业发展有效,你需要一个应用关键学习和技能的计划责任为了你想要取得的商业成果。会后获得反馈,并期望每位领导与经理或同事跟进;或者有一个单独的正式跟进流程,即使只是让每个人在下一次月度管理会议上简要报告他们从培训中申请的内容。

如果您打算花这段时间协作或解决问题,以下是一些注意事项:

  1. 从明确的目标开始.你想解决什么问题?你需要进行什么样的讨论?你期望的结果是什么?你在做决定吗?你是否在为团队中的某个人收集信息以便他们做出决定?你是否正在收集反馈意见或想法以供将来考虑?弄清楚时间都用在了什么地方,这样就不会有人在离开时感到沮丧或觉得时间被浪费了。
  2. 发送准备工作。有些人的脚很好,但通常如果你想在短时间内完成一些好的工作,你需要在人们进入房间之前让他们思考这个问题。发出开始停止保持,或者只是让人们知道您计划集体讨论“解决X的20种方法”,这样他们就可以提出他们的前1-2个想法,随时与团队分享。
  3. 为讨论设定一些基本规则。考虑一下这个设置。你有没有团队成员参与?如果是这样的话,建立你将如何加入他们的基本规则是非常重要的。在最热的时刻,让人们在房间里抛出点子,互相交谈等等是很诱人的,这不允许虚拟团队成员加入进来。我喜欢使用诸如便笺和活动挂图之类的协作工具——当大家都在一起时,这些工具非常适合捕捉想法,但当某些团队成员相距遥远时,你需要一个不同的工具。设置规则,如虚拟团队成员先共享,或使用“说话棒”确保一次只有一个人发言,或者甚至使用头脑风暴工具(如6顶思考帽)带来一些结构,都会有所帮助。

结束每月例会

在会议结束时,一定要花点时间结束会议。您的记录员可能会分享讨论中的行动或参与者,您可能希望查看停车场中剩下的内容,并决定何时处理这些项目(例如,决定谁将会面讨论每个主题以及何时讨论)

最后,你可以请每个人分享一个重要的收获或他们学到的东西。如果时间紧迫,每个人在会议结束时用一个简单的词或短语表达他们的感受会很有效。结束会议的目的是给每个人一个最后的机会,让他们表达自己的意见,并总结他们今天的收获和学到的东西。

另一个结束会议的好方法是询问对会议本身的反馈。你可以让人们分享一件他们会保留的关于会议形式的事情,以及一件他们下次会开始改变的事情。让团队对会议给出反馈将有助于确保你达到了每月召开一次富有成效的管理团队会议的目标。

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摄影作品:iStock.由盖蒂图片社

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